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Cree documentos en formato PDF mediante software gratuito

Con el programa PDFCreator podrá convertir muchos tipos de documentos a formato PDF, con resultados más que satisfactorios. Aprenda a manejarlo.
Por CARLOS ROJAS Revista Enter Uno de los mayores casos de éxito en el mundo del software es el formato PDF, desarrollado e impulsado por Adobe, que se ha convertido prácticamente en el estándar para la distribución de documentos electrónicos. La gracia del PDF (Portable Document Format) es que conserva el diseño original de los documentos, sin importar en qué tipo de computador se abren. Los archivos PDF se leen utilizando Adobe Reader, un programa gratuito (se puede bajar desde www.adobe.com) que hoy es un accesorio indispensable en cualquier computador. Los documentos PDF imitan el aspecto de un libro o revista, de manera que las páginas se pueden ‘hojear’. Es posible escoger el tamaño de la vista, ver miniaturas de las páginas, seleccionar el texto o las imágenes, consultar anotaciones y realizar búsquedas dentro del contenido. Además, es fácil de imprimir y de distribuir a través de Internet. Incluso, existen muchas editoriales en línea que venden sus publicaciones exclusivamente en este formato. Y en el caso de los periódicos y revistas impresos, se ha convertido en un excelente medio para que los lectores descarguen (a veces pagando) su contenido. Para producir PDF Hace algunos años, la única forma de producir PDF era utilizar Adobe Acrobat, una herramienta de nivel profesional relativamente costosa. Pero, con muy buen tino, la empresa abrió su tecnología, que hoy es utilizada por muchas compañías de software y por desarrolladores independientes. Por ejemplo, OpenOffice 2.0 brinda la posibilidad de convertir sus documentos a PDF, lo mismo que CorelDraw y las aplicaciones de Adobe, como Illustrator, InDesign, Photoshop y PageMaker. Office 2007, próximo a salir al mercado, también vendrá con esa función. Sin embargo, no todos los programas pueden exportar sus documentos a este formato (por ejemplo, Office 2003 y versiones anteriores). Y en las que lo pueden hacer, como OpenOffice, el proceso acepta pocos ajustes. Por ello, un programa para producir PDF nunca sobra. Y más si es gratuito y versátil, como PDFCreator, un utilitario que sigue estrictamente la filosofía del software libre (se puede emplear, distribuir y modificar sin restricciones) y que se mantiene gracias a donaciones de los usuarios. Nutridas opciones De la misma forma que Acrobat, PDFCreator funciona en segundo plano y –luego de instalado– aparece en la lista de impresoras y faxes. Para convertir un documento, basta con abrirlo en su respectivo programa (por ejemplo, en Word), ejecutar el comando Imprimir y escoger PDFCreator. Se destacan sus numerosas opciones de configuración, que se pueden modificar desde el cuadro Options (el programa viene en inglés). Para abrir Options, primero se debe ejecutar el programa desde el menú Inicio (o desde su acceso directo) y luego dar clic en el comando del mismo nombre, que aparece en el menú Print de una sencilla interfaz marcada como PDF Print monitor. En el cuadro hay dos secciones principales: Program y Formats. La primera cuenta con varias opciones, pero la mayoría de ellas se puede dejar como predeterminadas. Se exceptúa Save (Guardar), que es interesante pues permite cambiar el formato del documento a guardar. Y es que PDFCreator, además de convertir documentos a PDF, también puede exportarlos a otros formatos, como JPEG, PNG, TIF, PCX y BMP (todos mapas de bits), lo mismo que a PS (Postscript Format) y EPS (Encapsulated Postscript Format). Los dos últimos solamente son de interés para diseñadores gráficos profesionales, de manera que la mayoría de usuarios puede ignorarlos. Los cinco formatos fotográficos son útiles cuando el contenido a convertir consiste fundamentalmente en imágenes o ilustraciones complejas, aunque también son una alternativa para enviar documentos sencillos por correo electrónico, que en este caso se pueden abrir con aplicaciones diferentes a Adobe Reader, como Internet Explorer o Paint. El tipo de formato, así como su calidad, se pueden escoger desde la sección Formats. Además, es posible hacer que las imágenes presentes en los PDF queden en escala de grises o en blanco y negro, lo que reduce el tamaño de los archivos. Diferentes calidades Los PDF pueden tener diferentes calidades (a mayor calidad, más nitidez), que se pueden ajustar en PDFCreator. Estas dependen esencialmente del nivel de compresión aplicado tanto a las imágenes como al texto. Pero hay que tener en cuenta que a mejor calidad, más peso en los archivos. PDFCreator 0.9.3 GPL Ghostscript (es el nombre completo) se puede descargar, sin ningún requisito, desde su sitio oficial (www.pdfforge.org), en un archivo de instalación que pesa 12,9 megabytes (MB). Es probable que pronto haya una versión en español. La parte final del nombre, GPL Ghostscript, hace referencia a que el programa se desarrolló sobre la plataforma tecnológica Ghostscript, creada por Adobe y que funciona bajo los términos de la licencia GPL (General Public License), a la cual se acoge mucho del software libre que circula actualmente en Internet. El PDF no es para todo Aunque es posible convertir casi cualquier tipo de documento a PDF, esto no quiere decir que todos sean apropiados para este formato. Son ideales aquellos que contienen texto e imágenes, con buen diseño gráfico. Por ello, los PDF que se crean desde programas para diseño de publicaciones, como InDesign, PageMaker o Publisher, resultan perfectos. También se obtienen buenos resultados con los documentos de Word y de otros procesadores de palabras (Corel WordPerfect, Open Writer, Lotus WordPro, etc.). En estos casos, los PDF conservan el texto como texto y las imágenes como imágenes. Por ello, este formato es excelente para libros, publicaciones periódicas, tesis, trabajos escolares, hojas de vida, manuales y contenidos similares. Las páginas web también se pueden convertir a PDF, pero el buen o mal resultado depende de la forma como hayan sido creadas. Las páginas bien diseñadas producen buenos PDF. Sin embargo, no se conservan los hipervínculos ni ciertos elementos dinámicos, como animaciones, marquesinas y botones que cambian de aspecto. Las ilustraciones realizadas con programas como CorelDraw o FreeHand, especialmente si son complejas, se convierten en una sola imagen al exportarlas a PDF, de manera que el texto y las líneas vectoriales no quedan como tales. En los PDF se pueden incluir elementos diferentes a texto e imágenes fijas; por ejemplo, videos, audio y animaciones (para ello se debe contar con Adobe Acrobat). Pero estos componentes aumentan mucho el ‘peso’ de los archivos, haciéndolos poco apropiados para su envío a través de correo electrónico o para publicarlos en sitios web. Otros elementos que es posible utilizar son los hipervínculos y las notas, los cuales enriquecen el contenido. Y, además, los PDF se pueden proteger mediante contraseñas para evitar que sean modificados. Adobe Reader funciona como plug-in (complemento) de los navegadores instalados en el PC, y permite ver PDF publicados en sitios web, sin necesidad de descargarlos previamente, aunque también ofrece la posibilidad de guardarlos. LEYENDAS Monitor.jpg El monitor de impresión se abre al ejecutar PDFCreator. Sirve para crear listas de los documentos que se quieren convertir a PDF, los cuales pueden provenir de diferentes aplicaciones. Imprimir.jpg Para convertir un documento a PDF basta con ejecutar el comando Imprimir en un programa como Word. Luego –en el cuadro del mismo nombre– se escoge PDFCreator en la lista de impresoras y faxes y se da clic en el botón Aceptar. Destino.jpg Luego de ejecutar el comando Imprimir aparece este cuadro que permite agregarle un título al PDF, así como otros datos adicionales; también es posible enviarlo por correo electrónico, para lo cual se da clic en el botón eMail. Pdfforge.jpg PDFCreator se puede descargar gratis desde la dirección www.pdfforge.org/products/pdfcreator. Fiel a la filosofía del software libre, el grupo de programadores independientes que conforman PDFForge sostiene su trabajo con donaciones. Salvar.jpg La opción Save, presente en la sección Program, permite determinar si los documentos se guardarán como PDF o como una imagen. También se pueden escoger los formatos PS y EPS, útiles en impresión profesional. Options.jpg La calidad del PDF depende del nivel de compresión aplicado a texto e imágenes, y de la resolución. Para la mayoría de propósitos, una compresión moderada y resoluciones de 150 o 300 dpi (puntos por pulgada) producen PDF nítidos y archivos de poco peso.